Pourboires

12 techniques simples mais efficaces pour un travail accéléré dans Excel

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Vous devez souvent faire face à MS Excel? Alors ne manquez pas une partie des conseils sur l’optimisation du travail dans ce programme.

Ajouter rapidement de nouvelles données à un graphique

Si, pour votre diagramme déjà construit, de nouvelles données apparaissent sur la feuille à ajouter, vous pouvez simplement sélectionner une plage contenant de nouvelles informations, la copier (Ctrl + C) puis la coller directement dans le diagramme (Ctrl + V).

Remplissage instantané (remplissage instantané)

Cette fonctionnalité n'est apparue que dans la dernière version d'Excel 2013, mais il est utile de mettre à niveau la nouvelle version à l'avance. Supposons que vous ayez une liste de noms complets (Ivan Ivan Ivanovich), que vous devez transformer en abréviations (Ivanov I.). Pour effectuer une telle conversion, il vous suffit de commencer à écrire manuellement le texte souhaité dans la colonne adjacente. Sur la deuxième ou la troisième ligne, Excel essaiera de prédire nos actions et effectuera automatiquement un traitement supplémentaire. Il vous suffira d'appuyer sur la touche Entrée pour confirmer et tous les noms seront convertis instantanément.

De même, vous pouvez extraire des noms d’emails, coller le nom des fragments, etc.

Copier sans casser les formats

Vous connaissez probablement le marqueur «magique» à remplissage automatique - une mince croix noire dans le coin inférieur droit de la cellule, en tirant sur lequel vous pouvez copier le contenu de la cellule ou la formule sur plusieurs cellules à la fois. Cependant, il existe une nuance déplaisante: une telle copie enfreint souvent la structure du tableau, car non seulement la formule est copiée, mais également le format de la cellule. Cela peut être évité si, immédiatement après une croix noire, cliquez sur la balise active - une icône spéciale qui apparaît dans le coin inférieur droit de la zone copiée.

Si vous sélectionnez l'option "Copier uniquement les valeurs" (Remplir sans mise en forme), Microsoft Excel copiera votre formule sans format et ne gâchera pas la conception.

Affichage des données d'une feuille de calcul Excel sur une carte

La dernière version d'Excel 2013 permet d'afficher rapidement vos données géographiques sur une carte interactive, par exemple, les ventes par ville, etc. Pour ce faire, accédez à «App Store» dans l'onglet Insertion et installez le plug-in Bing à partir de cet emplacement. Cartes. Cela peut être fait via un lien direct depuis le site en cliquant sur le bouton Ajouter. Après avoir ajouté un module, vous pouvez le sélectionner dans la liste déroulante "Mes applications" de l'onglet "Insérer" (Insérer) et le placer sur votre feuille de calcul. Il vous reste à sélectionner vos cellules de données et à cliquer sur le bouton Afficher les emplacements dans le module de carte pour afficher nos données.

Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner le type de graphique et les couleurs à afficher dans les paramètres du plug-in.

Transition rapide vers la feuille souhaitée

Si dans votre livre le nombre de feuilles de travail dépasse 10, il devient alors difficile de s'y retrouver. Cliquez avec le bouton droit sur l'un des boutons de défilement de la feuille dans le coin inférieur gauche de l'écran.

Une table des matières apparaîtra et vous pourrez accéder instantanément à la feuille de votre choix.

Vous pouvez également créer sur une feuille séparée une table des matières avec des hyperliens. C'est un peu plus compliqué, mais souvent plus pratique.

Convertir les lignes en colonnes et retour

Si vous avez déjà dû déplacer manuellement des cellules de rangées en colonnes, vous apprécierez le truc suivant:

  1. Sélectionnez la plage.
  2. Copiez-le (Ctrl + C) ou, en appuyant sur le bouton droit de la souris, sélectionnez "Copier" (Copier).
  3. Cliquez avec le bouton droit sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer des données, puis sélectionnez l'une des options d'insertion spéciales du menu contextuel - l'icône "Transposer".

Dans les anciennes versions d'Excel, cette icône n'existait pas, mais vous pouvez résoudre le problème en utilisant une insertion spéciale (Ctrl + Alt + V) et en choisissant l'option "Transposer" (Transposer).

Liste déroulante dans la cellule

S'il est prévu d'entrer des valeurs strictement définies à partir de l'ensemble autorisé (par exemple, uniquement "oui" et "non" ou uniquement dans la liste des départements de l'entreprise, etc.), cela peut être facilement organisé à l'aide de la liste déroulante:

  1. Sélectionnez la cellule (ou la plage de cellules) dans laquelle une telle restriction devrait exister.
  2. Cliquez sur le bouton Validation des données sous l'onglet Données (Validation).
  3. Dans la liste déroulante "Autoriser", sélectionnez l'option "Liste".
  4. Dans le champ "Source", spécifiez la plage contenant les variantes de référence des éléments, qui tomberont par la suite lors de la frappe.

Astuces avancées de la même série: une liste déroulante avec remplissage, des listes déroulantes associées, une liste déroulante avec une photo, etc.

Smart Table

Si vous sélectionnez une plage de données et que vous êtes dans l'onglet Accueil, cliquez sur "Mettre en forme sous forme de tableau" (Accueil - Format en tant que tableau), notre liste sera transformée en tableau "intelligent" qui (à l'exception d'une coloration à rayures fantaisistes) connaît beaucoup de choses utiles:

  • Étirer automatiquement lors de l'ajout de nouvelles lignes ou de nouvelles colonnes.
  • Les formules saisies seront automatiquement copiées dans toute la colonne.
  • La casquette de cette table est automatiquement corrigée lors du défilement et comporte des boutons de filtrage pour la sélection et le tri.
  • Dans l'onglet Conception qui apparaît (Conception), vous pouvez ajouter une ligne de totaux avec calcul automatique à un tel tableau.

Sparklines

Les graphiques sparkline sont des graphiques miniatures dessinés directement dans les cellules, qui affichent graphiquement la dynamique de nos données. Pour les créer, cliquez sur le "Graphique" (Ligne) ou sur "Histogramme" (Colonnes) dans le groupe "Rayons lumineux" de l'onglet "Insertion". Dans la fenêtre qui s'ouvre, spécifiez la plage avec les données numériques initiales et les cellules dans lesquelles vous souhaitez amener des graphiques sparkline.

Après avoir cliqué sur le bouton "OK", Microsoft Excel les créera dans les cellules spécifiées. Dans l'onglet Conception (Conception), vous pouvez personnaliser davantage leur couleur, leur type, activer l'affichage des valeurs minimales et maximales, etc.

Récupérer des fichiers non sauvegardés

Vendredi Soirée La fin tant attendue de la semaine de travail sous choc. Dans l'attente du reste, vous fermez le rapport sur lequel vous étiez occupé pendant la dernière moitié de la journée et, dans la boîte de dialogue qui apparaît, "Enregistrer les modifications dans le fichier?" Soudain, pour une raison quelconque, appuyez sur "Non".

Le bureau vide annonce votre cri déchirant, mais il est trop tard - les dernières heures de travail sont allées à la queue du chien et au lieu d'une agréable soirée avec des amis, vous devrez récupérer les perdus.

En fait, il existe une forte chance de corriger la situation. Si vous avez Excel 2010, cliquez sur "Fichier" - "Récent" (Fichier - Récent) et recherchez le bouton Récupérer les classeurs non enregistrés dans le coin inférieur droit de l'écran. Dans Excel 2013, le chemin est légèrement différent: "Fichier" - "Détails" - "Gestion des versions" - "Récupérer les classeurs non enregistrés" (Fichier - Propriétés - Récupérer les classeurs non sauvegardés). Un dossier spécial s'ouvrira depuis les profondeurs de Microsoft Office, où des copies temporaires de tous les livres créés ou modifiés mais non enregistrés seront enregistrées dans un tel cas.

Comparer deux gammes de différences et de correspondances

Très souvent, lorsque vous travaillez dans Excel, il est nécessaire de comparer deux listes et de trouver rapidement des éléments identiques ou différents. Le moyen le plus rapide et visuel de le faire:

  1. Sélectionnez les deux colonnes comparées (tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée).
  2. Sélectionnez l'onglet Accueil - Mise en forme conditionnelle - Règles d'allocation de cellules - Valeurs en double (Accueil - Mise en forme conditionnelle - Règles de cellule en surbrillance - Valeurs en double).
  3. Sélectionnez l'option "Unique" dans la liste déroulante.

Bonus: autres moyens de comparer deux plages et de trouver des différences / correspondances.

Sélection (ajustement) des résultats du calcul pour les valeurs requises

Avez-vous déjà saisi des valeurs d'entrée dans votre calcul Excel pour obtenir le résultat souhaité? Dans de tels moments, vous vous sentez comme un tireur au nez dur, n'est-ce pas? Seulement quelques dizaines d'itérations "underhoot - flight", et voilà, le "hit" tant attendu!

Microsoft Excel sera capable de faire un tel ajustement pour vous, plus rapide et plus précis. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet "Insérer" du bouton "Etude de choix" et sélectionnez la commande "Sélection de paramètres" (Insérer - Et si analyse - Rechercher un objectif). Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez la cellule dans laquelle vous souhaitez sélectionner la valeur souhaitée, le résultat souhaité et la cellule en entrée à modifier. Après avoir cliqué sur "OK", Excel exécutera jusqu'à 100 "plans" afin de sélectionner le total souhaité avec une précision de 0.001.

Si cet examen détaillé ne couvre pas toutes les puces MS Excel utiles que vous connaissez, partagez-les dans les commentaires!

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